La captation de connaissances : une stratégie à l’enjeu de la relève entrepreneuriale

Lorsque vient le temps de passer le flambeau ou de vendre son entreprise, l'entrepreneur est souvent confronté à la problématique du transfert des connaissances qu'il a développées tout au cours de son projet d'entreprise. Suite à une idée ou grâce à une technologie qu'il a lui-même adaptée à un contexte, et dans un environnement particulier, l'entrepreneur a rendu possible l'existence de son organisation. Sous sa direction et à sa façon, son entreprise a évolué, il a développé des stratégies et en a fait un succès. Quand vient le temps de quitter, il est aux prises avec la crainte de voir se perdre la mémoire de son organisation.

La continuité des affaires

Dans la perspective de la continuité des affaires, il est en effet difficile, au moment du transfert d'entreprise, de faire bénéficier son successeur de toute la richesse de l'évolution et de la croissance vécues. L'entrepreneur connaît les ressources critiques de son organisation, les stratégies gagnantes qui permettent d'éviter les embûches et d'appliquer les solutions spécifiques déjà connues et qui ont fait leur preuve, d'où l'importance de pouvoir transmettre les éléments clés de l'histoire de l'organisation à sa relève.

L'entrepreneur cherchera à léguer le maximum d'information à ses successeurs et souvent, sa crainte de mettre en péril son entreprise ou de la voir souffrir d'une baisse d'efficacité ou de productivité lui fera reporter le moment de son départ. Son entreprise est pour lui l'effort de toute une vie et son transfert représente un deuil important.

J'ajouterais une note sur le défi de plusieurs de ces entrepreneurs à même de transférer des connaissances. Même s'ils le veulent, ils ont souvent de la difficulté en raison du phénomène du « je ne sais plus que je sais » (connaissances tacites).

Le processus de captation de connaissances

La captation de connaissances (« Knowledge harvesting ») est un processus qui consiste à documenter et à rendre accessible une portion du savoir-faire et des expertises d'un individu. Elle vise à récupérer les stratégies et les connaissances tacites acquises au fil du temps et qui ont une influence sur la prise de décision future. Elle favorise la continuité des opérations, accélère l'intégration de la relève, assure une mémoire au niveau des projets, des dossiers, des contacts et des meilleures pratiques, diminuant ainsi les risques liés au transfert d'entreprise.

Les objectifs de la captation de connaissances sont de créer une mémoire organisationnelle, de documenter et de rendre accessibles le savoir-faire et l'expertise d'une ressource clé et ainsi récupérer les éléments importants du modèle d'affaires qui sont au cœur de la culture et de la réussite de l'entreprise.

La méthodologie

La méthodologie de la captation de connaissances consiste en des activités de modélisation des connaissances et des entrevues réalisées avec la personne clé, qui est l'entrepreneur dans le cas qui nous occupe, et les principaux collaborateurs qui gravitent autour de lui. Ces activités de modélisation permettront d'identifier les connaissances critiques à documenter, alors que les entrevues permettront de recueillir plus d'information au niveau des savoir-faire, des bonnes pratiques, des conseils, des tendances, des enjeux prioritaires et des leçons apprises tout au cours de la vie de l'entreprise.

Elles permettront également d'identifier les trucs pour la gestion des dossiers importants à traiter, les documents pertinents et le réseau des contacts et des collaborateurs clés. Concrètement, ce sera par le récit d'anecdotes, de trucs et de souvenirs racontés par l'entrepreneur que l'information sera enrichie et prendra tout son sens. La méthodologie de la captation de connaissances se veut simple et dynamique lors de l'étape d'extraction des connaissances. Or, la partie la plus aride réside dans la modélisation des informations et doit être prise en charge par un expert.

Les bénéfices escomptés

Le résultat final sera une base de connaissances simple et évolutive, décrivant les connaissances tacites liées au domaine d'expertise spécifique à l'entreprise. Pour l'entrepreneur, il sera l'héritage le plus précieux, car il apportera une image claire et actualisée de l'histoire de son entreprise. Avec cette information, il sera en mesure de faire comprendre son modèle d'affaires, de faire valoir les éléments qui ont fait le succès de son entreprise et de s'assurer de la bonne suite des choses pour sa relève.

Sans être une solution magique, la captation de connaissances est une approche nouvelle et efficace pour des postes clés, des postes uniques ou pour les chefs qui aspirent à réussir leur relève.