L’optimisation du fonctionnement organisationnel : pour une organisation allégée, centrée sur l’atteinte de ses objectifs stratégiques

La situation économique mondiale a un impact direct sur l'ensemble des organisations, tant publiques que privées. De façon générale, cet impact se traduit par une pression importante sur les coûts et l'efficacité du fonctionnement des organisations. Dans un tel contexte de rationalisation, les organisations ont souvent besoin de se recentrer sur leurs activités principales liées à leurs objectifs stratégiques. Une activité d'amélioration de l'efficacité organisationnelle permet une remise en question du fonctionnement actuel de l'organisation et vise à optimiser l'organisation du travail dans une optique de réduction des coûts et de gains de performance.

L'efficacité au service de la performance

Tout le monde s'entend pour affirmer que l'efficacité contribue directement à la performance organisationnelle. Selon le Centre de recherches pour le développement international du Canada, l'efficacité organisationnelle est définie comme étant une condition préalable pour qu'une organisation puisse atteindre ses buts. En suivant cette définition, toute démarche d'amélioration de l'efficacité doit d'abord permettre à l'organisation de clarifier ses buts, sa vision et ses orientations stratégiques afin de concentrer ses efforts sur les activités à valeur ajoutée pour ses clients. L'exercice doit également permettre de réviser la structure organisationnelle et l'adapter aux besoins actuels et futurs tout en clarifiant les rôles et responsabilités de chacun. De plus, l'élaboration de documentation et d'outils d'aide à la tâche pour les opérations critiques vient fournir aux employés des outils de travail performants.

Une démarche d'optimisation du fonctionnement organisationnel passe donc par plusieurs étapes. Après s'être assuré d'une vision et d'une orientation stratégique claires et communiquées, il faut partir du portrait de la situation à améliorer, identifier les zones d'amélioration prioritaires, les processus clés et les postes critiques. Ensuite, pour arriver à des processus efficaces, il importe de procéder à leur optimisation.

Une approche participative et structurée

Un tel exercice représente un changement important, donc souvent inquiétant pour les membres de l'organisation. Une démarche participative et structurée dans laquelle les membres de l'organisation sont appelés à participer à la réflexion augmentera l'engagement de tous envers les efforts d'amélioration. Ainsi, les membres de l'organisation contribueront à identifier les problématiques rencontrées ainsi que les pistes de solution qui pourront être mises en œuvre.

Le tableau ci-dessous résume bien cette démarche d'analyse structurée.

Des conditions de succès à réunir

Afin d'assurer le succès d'une démarche d'optimisation du fonctionnement organisationnel, certaines conditions sont essentielles. La haute direction doit, d'entrée de jeu, s'engager dans la démarche, la supporter et la mettre de l'avant. Les gestionnaires des différents niveaux hiérarchiques qui sont également des acteurs clés doivent aussi s'impliquer pleinement dans l'exercice. Il est important que la démarche soit définitivement intégrée, c'est-à-dire que chacune des étapes fasse l'objet d'une intervention structurée et constitue les assises de l'étape suivante. Une communication continue au sein de l'organisation ainsi qu'une gestion proactive du changement doivent se faire en parallèle tout au long de l'exercice. Enfin, des indicateurs de mesure permettront de suivre l'amélioration de l'efficacité organisationnelle dès le début de l'intervention.

L'amélioration de l'efficacité organisationnelle va donc bien au-delà d'un simple survol des façons de faire. Elle va en profondeur dans l'analyse de chacun des éléments clés qui influencent le fonctionnement de l'organisation et définit ainsi le chemin à parcourir pour atteindre les buts et objectifs organisationnels qui mènent à la performance.